Formålene med behandling af dine personoplysninger
Andelsboligforeningen behandler personoplysninger om dig for at varetage administrationen af din andel, ejendommens drift og foreningens interesser. Oplysningerne er nødvendige for at opfylde den aftale, vi har med dig om boligen, hvilket er et lovligt formål, der ikke kræver samtykke. Vi kan endvidere behandle personoplysninger om dig for at opfylde lovkrav eller for at fastlægge eller imødegå et retskrav. Andelsboligforeningen behandler kun de oplysninger om dig, som vi skal bruge for at opfylde vores formål.
Kategorier af personoplysninger
Vi bruger som udgangspunkt kun almindelige personoplysninger, herunder dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og kontonummer. Vi kan også bruge din fødselsdagsdato til en fødselsdagsliste og billeder med dig fra sociale arrangementer på foreningens hjemmeside. Vi kan bruge oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, f.eks. dit CPR-nummer i hvidvask-sammenhæng eller oplysninger om strafbare forhold i forbindelse med sager om overtrædelse af foreningens vedtægter eller husorden. Vi kan bruge følsomme oplysninger, f.eks. helbredsoplysninger i forbindelse med tilretninger af boligen på grund af handicap eller alder.
Samtykke
Hvis vi gerne vil indsamle oplysninger om dig, som ikke er nødvendige for at opfylde vores formål, anmoder vi om dit samtykke. Det kan f.eks. være, at foreningen gerne vil udarbejde en liste over, hvad de enkelte andelshavere arbejder med. Hvis vi har brug for dit samtykke, har du også mulighed for at sige nej, og du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte bestyrelsen.
Videregivelse
Vi videregiver kun oplysninger om dig, hvis det er nødvendigt, enten på grund af lovgivning eller hvis foreningen har en berettiget interesse, der overstiger hensynet til dig. Dette kan f.eks. være til forsyningsvirksomheder i forbindelse med forbrugsregnskaber og flytninger.
Opdatering af oplysninger
De personoplysninger, vi har om beboerne, skal være rigtige. Vi beder dig derfor om at meddele, hvis du f.eks. skifter e-mailadresse eller telefonnummer.
Sletning af oplysninger
Vi sletter personoplysninger om dig, når vi ikke længere har brug for dem, f.eks. fordi du er fraflyttet foreningen, og vi har fastsat procedurer for, hvornår vi sletter dine personoplysninger. Selvom du er fraflyttet, kan dit navn fortsat fremgå af foreningsdokumenter som generalforsamlingsreferater, bestyrelsesmødereferater og årsregnskaber, hvis du f.eks. har været valgt til en bestyrelsespost eller en udvalgspost, eller har anmodet om at få ført en udtalelse til referat.
- Foreningens bestyrelse vil løbende vurdere, om referater indeholder beslutninger, der fortsat er relevante og nødvendige at kunne dokumentere.
- Årsregnskaber og bogføring skal vi opbevare i mindst 5 år.
- Dit navn kan også fremgå af oversigter over tidligere andelshavere.
Sikkerhed
Vi har vedtaget regler for, hvordan vi sikrer de personoplysninger, vi har registreret om dig. Vi har fastsat procedurer for, at det kun er valgte bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, der har adgang til de oplysninger, vi har registreret, medmindre vi er berettigede til at videregive oplysningerne. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der medfører en høj risiko for dine rettigheder, f.eks. for identitetstyveri, økonomisk tab eller tab af omdømme, underretter vi dig så hurtigt som muligt.
Dine rettigheder
Du har ret til efter anmodning at få følgende oplyst:
- hvilke oplysninger, vi behandler om dig
- hvor oplysningerne stammer fra
- hvad vi bruger dine oplysninger til
- hvor længe, vi behandler dine oplysninger
- hvem, vi videregiver dine oplysninger til
Vi gør opmærksom på, at retten til indsigt kan begrænses af hensyn til beskyttelse af andre personers privatliv.
Du har ret til at få rettet forkerte oplysninger, og til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis det vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige.
Du har ret til at få slettet dine oplysninger. Retten til at få slettet oplysninger kan begrænses, f.eks. hvis oplysningen fortsat er nødvendig for at opfylde vores lovlige formål, lovkrav eller for at fastlægge eller imødegå et retskrav.
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine oplysninger, f.eks. hvis du mener, at oplysningerne er forkerte, eller at vi behandler oplysningerne i strid med forordningen. Du kan også gøre indsigelse, hvis du ikke ønsker at have din fødselsdato på en fødselsdagsliste eller billeder fra foreningens aktiviteter offentliggjort på foreningens hjemmeside. Bestyrelsen må i disse tilfælde foretage en afvejning af, om dit ønske overstiger foreningens interesse i behandlingen af disse oplysninger.
Hvis betingelserne er opfyldt, har du ret til at modtage egne personoplysninger eller få overført disse personoplysninger til en anden dataansvarlig.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Klage
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Andelsboligforeningen Rylehøj
CVR-nr. 21 14 27 35
Adresse: c/o Kasserer Margit Kjær Pedersen
Telefonnummer: 40243117
E-mailadresse: margit.kjaer@mail.dk
For spørgsmål vedrørende andelsboligforeningens behandling af personoplysninger, kan bestyrelsen kontaktes på: ovennævnte telefonnummer og mail.